Kuidas hoiame Teie eraelulist teavet

Halliste Vallavalitsuse isikuandmete töötlemine

1. Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis
Halliste valla omavalitsusorganid, Halliste Vallavolikogu ja Halliste Vallavalitsus, vastavate organite moodustatud komisjonid ning Halliste Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi ametiasutus) töötleb isikute andmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume isikuandmete kaitse seadusest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

Peamised isikuandmete töötlemisega seotud ülesanded

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne – edaspidi nimetatud kiri) või isiku pöördumine ametiasutuse või omavalitsusorganite poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb ametiasutus isikuandmeid ainult juhul, kui seadus näeb ette vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks.

Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefon, faksinumber) kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks.

Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Dokumente säilitatakse Halliste Vallavalitsuses vastavalt dokumentideloetelus märgitud säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Asjaajamisest väljunud dokumentide andmed salvestatakse dokumendiregistri arhiivi kuni nende kustutamiseni sealt.

Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta.

2. Halliste Vallavalitsuse kodulehekülje külastamine

Kodulehekülje külastamisel kogutakse andmeid vaid selle kohta, millist kodulehekülje osa külastatakse ja kui kaua seal viibitakse. Kogutud andmeid kasutatakse külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal kodulehekülge arendada ja külastajatele mugavamaks muuta.

3. Isikuandmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine
Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest.

Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse Halliste Vallavalitsuse digitaalses dokumendiregistris. Dokumendiregistri avalikule osale on kõikidel juurdepääs internetis Halliste valla koduleheküljelt www.halliste.ee

Avaliku teabe seadusest (§ 12 lg 3) lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta nimi. Dokumendiregistri avalikust vaatest on võimalik näha ainult eraisikust saatja või saaja nime initsiaalid. Kui kirja saatjaks on teine ametiasutus, on avalikus vaates näha asutuse nimi. Kirja saabumisel ametiasutusele paberkandjal ei ole võimalik kirja dokumendiregistri avalikust vaatest kätte saada. Elektrooniliselt saabunud kiri, kui see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on e-kiri avaliku teabe seaduse § 12 lõike 4 alusel dokumendiregistrist kõigile kättesaadav. Kirja saatja võib kirjas avaldada, et ei soovi kirja dokumendiregistri kaudu avalikustamist.

Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse alusel (§ 23 lg 5, § 31 lg 1, § 51 lg-d 6 ja 7) on Halliste Vallavolikogu ja Halliste Vallavalitsuse õigusaktid (määrused, otsused ja korraldused) ning omavalitsusorganite istungite ja organite moodustatud komisjonide koosolekute protokollid igaühele kättesaadavad. Korraldused ja Halliste Vallavalitsuse poolt moodustatud komisjonide koosolekute protokollid on avalikustatud ametiasutuse kantseleis. Õigusakti või protokolli ei avalikustata, kui selle sisu on valdavalt asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave. Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest.

4. Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele

Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on üldjuhul juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja ja saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-posti aadressi. Need andmed on isiku eraelu puutuv teave ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (va kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Juurdepääsupiirangute juhud sätestab avaliku teabe seadus (§ 35).

Ametiasutus väljastab vaatamata juurdepääsupiirangule dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms).

Kui ametiasutusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab ametiasutus selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat.

Kui kirjaga, mis on saadetud ametiasutusele või ametiasutusest väljastatud, soovitakse tutvuda teabenõude korras (alus avaliku teabe seadus 3. peatükk), peab ametiasutus teabenõude saamisel otsustama, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Kaetakse kinni alati väljastatavas dokumendis kirja saaja kontaktandmed (aadress, e- posti aadress, telefoninumber).

Ametiasutus avaldab isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, so asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

Isikuandmete kaitse seaduse (§26), avaliku teenistuse seaduse alusel on Halliste Vallavolikogu, Halliste Vallavalitsuse ja nende moodustatud komisjonide liikmed nii volituste kehtivuse ajal kui ka pärast volituste lõppemist ning ametiasutuse teenistujad nii teenistussuhte ajal kui ka pärast selle lõppemist kohustatud hoidma salajas teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni.

Haldusmenetluse seaduse § 37 lõigete 2 ja 3 alusel võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel tutvuda toimiku ja dokumentidega ametiasutuses ametiisiku juuresolekul.

Eriseadustest tulenevalt on ametiasutusel teatud asjades kohtuvälise menetleja õigused.
Väärteomenetlust reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga. Menetlusealune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikus ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid.

Ametiasutus on liitunud e-toimiku infosüsteemiga. Süsteemi kasutatakse ka andmevahetuseks teiste asutustega (nt karistusandmete edastamisel karistusregistrile ja kohtutäiturile). E- toimiku infosüsteem on kinnine ning sinna saab siseneda üksnes isikutunnistusega (ID kaart). Juurdepääsuõigus on üksnes pädevatel ametiisikutel.

Väärteoteate esitaja andmed avaldab ametiasutus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikus ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust va seadustes sätestatud juhtidel. Jõustunud väärteootsused registreeritakse karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud, andmeid saab küsida karistusregistri seaduse 3. peatükis sätestatud korras.

5. Õigus enda andmetega tutvuda. Õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist

Igaühel on õigus enda kohta käivaid isikuandmeid ja teavet küsida ametiasutuselt, samuti õigus tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega. Seda õigust võib piirata üksnes seaduse alusel.

Isikuandmete kaitse seaduse (§19) alusel on igal isikul õigus teada saada
1. milliseid isikuandmeid tema kohta ametiasutuses kogutakse ja on kogutud;
2. millisel eesmärgil ning millisele seadusele või muule õigusaktile tuginedes tema andmeid töödeldakse;
3. millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud.

Enda andmete töötlemise kohta on ametiasutuselt võimalus saada informatsiooni või tutvuda andmetega, mida Teie kohta on kogutud, järgmiselt:
1. pöörduda suulise järelepärimisega telefoni teel – (vallasekretär, sekretär-asjaajaja) või ametniku vastuvõtul;
2. esitada kirjalik taotlus (Viljandi mnt 20, 69501 Halliste alevik, e- post: vald@halliste.ee );
3. taotleda teabenõude (vt avaliku teabe seaduse § 14) korras Teie isikuandmetega dokumentide väljastamist;
4. tutvuda Teie isikuandmetega dokumentide või registritega ametiasutuses kohapeal.

Surnud isiku andmeid on õigus taotleda pärijal, surnu abikaasal, surnu vanematel ja vanavanematel, lastel ja lastelastel ning õel ja vennal.
Andmete väljastaja peab veenduma, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama. Kui telefoni teel tehtud päringu puhul ei ole ametnikul võimalik veenduda, et andmeid küsib õigustatud isik, on ametnikul õigus paluda taotluse esitamist kirjalikult koos vajalike tõenditega.

Lähtuvalt isikuandmete kaitse seadusest (§ 19 lg 3) väljastab ametiasutus nõutavad isikuandmed või põhjendab andmete väljastamist või teabe andmisest keeldumist taotluse saamise päevale järgneva viie (5) tööpäeva jooksul. Olenevalt taotletavatest andmetest võib eriseadus isikuandmete kohta teabe ja isikuandmete väljastamise korra suhtes näha ette erandi.
Teabenõude korras väljastatakse taotlejale tema isikuandmetega seotud dokumentide koopiad või väljatrükid või juhendatakse isik avalikustatud teabe juurde. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul nõuetekohaselt esitatud teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib ametiasutus teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendusega teavitatakse teabenõude esitajat.

Dokumentide ärakirjade ja väljatrükkide või isikuandmete väljastamisel paberikandjal võtab ametiasutus avaliku teabe seaduse § 25 lõike 2 ja isikuandmete kaitse seaduse § 19 lõike 2 alusel alates dokumentide 21. leheküljest tasu 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest, juhul kui dokumentide või andmete väljastamise eest ei ole eriseadusega ette nähtud riigilõivu või muud tasu.

Ametiasutus keeldub dokumentidega koha peal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib :

1. kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;
2. takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist või raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;
3. 3. ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Riiklikest registritest, millesse ametiasutus on andmeandja (Eesti rahvastikuregister, sotsiaalteenuste – ja toetuste andmeregister, majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, Haigekassa, kohustusliku kogumispensioni register, e-toimiku infosüsteem) saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik „Kodanikule”) kaudu.

Igal isikul on õigus nõuda enda või oma esindatava ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks tuleb kas suuliselt või kirjalikult teha vastav tähelepanek ametiasutusele. Asjakohase teabe võib edastada kas asja menetlevale või menetlenud ametnikule või ametiasutuse üldkontaktidele
(tel 436 3175, e-post: vald@halliste.ee ). Paranduste tegemiseks võib ametiasutus nõuda täiendavaid tõendeid.

Kui isikuandmete töötlemise nõue ei tulene seadusest, peab ametiasutus isikuandmete töötlemiseks saama isikult vabal tahtel antud kirjaliku nõusoleku (isikuandmete kaitse seaduse § 12).
Isiku nõusolek on vajalik ka juhul, kui avaldatakse erinevate preemiate, konkurssidele esitamisel või internetis linna koduleheküljel isiku andmed.

Kui ametiasutusel ei ole isikuandmete kasutamiseks enam (nt andmete säilitamise tähtaeg on lõppenud) seaduslikku alust, kuid andmete töötlemist jätkatakse, võib nõuda andmete kasutamise lõpetamist või andmete kustutamist.

Halliste Vallavalitsuse toimingute peale isikuandmete töötlemisel on isikul õigus esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile või halduskohtule.